מה שעובד

1 סידור המשרד כיצד עיצוב המשרד משפיע על תחושת היעילות והסיפוק בעבודה

"אם אתם חושבים שעיצוב איכותי הוא יקר, כדאי לכם לבחון את מחירו של עיצוב גרוע."

- ראלף ספת, מנכ"ל יגואר לשעבר

רובנו מבלים את מרבית חיינו בתוך חללים סגורים, וחוץ מהבית שבו אנו מתגוררים, סביבת העבודה שלנו היא החלל הסגור העיקרי שבו אנחנו שוהים. בעבודה אנו מוצאים את עצמנו דחוקים בתוך מרחב בלתי טבעי, מלאכותי, למשך רוב שעות הערות שלנו, כלומר - למשך רוב חיינו. המצב הזה בסופו של דבר משפיע עלינו. מחקרים הראו, וממשיכים כל העת להראות, שאיכות הסביבה הסגורה שבה אנו מבלים משפיעה על בריאותנו, על שביעות הרצון הכללית שלנו, על אושרנו1 ועל הפריון שלנו בעבודה.2 זה משהו שכדאי לכולנו לשים לב אליו. מבחינת המעסיק קיימת הצדקה כלכלית מובהקת לשדרוג מרחב העבודה באופן שיגביר את התפוקה, יפחית את כמות ההיעדרויות וישפר את תחושת הסיפוק ואת שביעות הרצון של העובדים. מבחינת העובדים, ברגע שהם מודעים להשפעתם של משתנים סביבתיים המצויים בשליטתם, הם יכולים לערוך שינויים בהתאם כדי להיות מרוצים ובריאים יותר, ולשפר את היעילות בעבודה.

ייתכן שלא תופתעו לגלות שסביבת העבודה במשרד משפיעה עלינו באופן דרמטי, אך האופן שבו היא משפיעה עלינו דווקא כן מפתיע. חלק זה של הספר עוסק בהשפעת המאפיינים הפיזיים של מרחב העבודה שלנו. מחקרים בדקו את השפעת המאפיינים הסביבתיים של סביבות עבודה שונות - גורמים כגון עיצוב המשרד, חללים פתוחים וסגורים, רעש, טמפרטורת החדר, תאורה, מיקומי החלונות ועוד - על שביעות הרצון שלנו, על הגישה שלנו, על התנהגותנו ועל רמת התפקוד שלנו. חשוב שכולנו נהיה מודעים לכך, כדי שנוכל לערוך שינויים קטנים יחסית שעשויים לשפר משמעותית את איכות חיינו בעבודה, מבחינה גופנית ונפשית כאחד, כמו גם לתרום להצלחת מקום העבודה שלנו.

חללים פתוחים או סגורים - מה עדיף?

ישנם סיפורים רבים על הסבל שנגרם לעובדים כתוצאה ישירה מסידור הסביבה המשרדית.

במהלך המאה האחרונה חלו שינויים מהירים ודרמטיים בתחום עיצוב מקומות עבודה. לאחר שחברות רבות הקימו לעובדיהן משרדים פרטיים, הן עברו לסידור של תאי עבודה סגורים למחצה (קיוביקלס או אשקוביות). ההיגיון שמאחורי השינוי הזה היה שהכנסת העובדים לקיוביקלס תפטור אותם מהסחות דעת מצד עובדים אחרים או מכל סוג אחר, ובכך תאפשר להם להתרכז בעבודה ולהשיג ביצועים משופרים. אך התאים האלה ספגו ביקורת רבה ממומחים למרחבי עבודה וכן מהעובדים עצמם. פסיכולוגים אבולוציוניים מעריכים שההעדפות שלנו בעיצוב סביבות המחיה שלנו נובעות מההיסטוריה הקולקטיבית של המין האנושי בסוואנה.3 אנו מעדיפים סביבה אשר מתיישבת עם המורשת שלנו כציידים־לקטים, וחשים אינסטינקטיבית שלא בנוח בסיטואציות אשר היו מסכנות את אבות אבותינו. בני אדם פרה־היסטוריים חשו הכי בטוחים כששהו במרחב בטוח המציע נתיבי מילוט ברורים מפני טורפים או אויבים, בלי להיות מבודדים מהביטחון שסיפקה שאר הקבוצה. עובד משרד מודרני, הסגור בתוך קיוביקל מבודד, שרוי בחשש תמידי מ"טורפים" (כגון מנהלים, יריבים ושאר גורמי מתח) הנמצאים בקרבת מקום. באופן טבעי, סביבה כזאת אינה משרה נוחות. התא המשרדי אמנם פרטי למחצה, אך יושביו אינם נהנים מאור השמש, הנוף הנגלה לעיניהם מוגבל, והם יושבים בתא זעיר שעלול להיות צפוף יותר מתא השירותים שלהם, כשגבם חשוף לעוברים ושבים. (סקוט אדמס, יוצר רצועת הקומיקס הפופולרית "דילברט", כתב ספר על חיי המשרד בשם Cubicles That Make You Envy the Dead, "אשקוביות שגורמות לך לקנא במתים".)

בזמן האחרון החלו חברות רבות לשנות שוב את עיצוב משרדיהן ועברו לסגנון "החלל הפתוח" - אופּן ספּייס. כעת חוצצים בין העובדים קירות נמוכים, אם בכלל. הרעיון שמאחורי גישת החלל הפתוח הוא שכך ניתן לעודד עבודת צוות וחילופי רעיונות בין העובדים, מה שמוביל לחדשנות ולשיפור הפריון בעבודה. יתרה מכך, סידור זה חוסך לארגון כסף היות שהוא מקצה פחות מקום לכל עובד ויכול לחסוך בעלויות הבנייה. דו"ח של אגודת מנהלי הנכסים הבינלאומית (IFMA) שפורסם בכתב העת "וושינגטון ביזנס ג'ורנל"4 מציין כי "כ־70 אחוזים מעובדי המשרד בארצות הברית עובדים כיום בחלל פתוח, עם מחיצות נמוכות או בלי מחיצות כלל." במקום ששיחות החולין יתרחשו באתרים משותפים כגון פינת הקפה או מכונת הצילום, החלל הפתוח במשרדים מציע כיום לעובדים שפע של הזדמנויות לשוחח זה עם זה ולהחליף ביניהם ידע.

יש הסבורים שהחלל הפתוח תורם רבות לשיתוף פעולה בין העובדים. אך התפיסה הזאת הופרכה לאחרונה, והאופן ספייס ספג ביקורת עזה. במחקר שתואר בכתבה בעיתון "וושינגטון פוסט" תחת הכותרת "החלל המשרדי הפתוח אכן גרוע כפי שחשבתם" בחנו החוקרים שני מקרים של חברות אשר החליפו את עיצוב משרדיהן לסגנון אופן ספייס, ללא קיוביקלס.5 הם גילו שלאחר השינוי, כמות האינטראקציות שקיימו ביניהם העובדים פנים־אל־פנים ירדה ב־70 אחוזים, ובמקום זאת הם הגבירו את כמות התקשורת האלקטרונית באמצעות הודעות דואר אלקטרוני ומסרים אחרים. במקביל, עובדים רבים במשרדים המעוצבים כחלל פתוח חובשים אוזניות מבטלות רעש שיעזרו להם להתעלם מההמולה סביבם, ולעתים קרובות הדבר בא על חשבון התקשורת עם חבריהם לעבודה.

מאמר שפורסם בכתב העת "ניו יורקר" ב־2014, בשם "מלכודת המשרד הפתוח", סקר כמה מחקרים שהעלו כי עיצוב החלל הפתוח משפיע לרעה גם על הביצועים בעבודה.6 במחקר שנערך בדנמרק נסקרו 2,403 עובדים כדי לבדוק כמה ימי מחלה הם ניצלו בפרק זמן נתון, והתגלה כי קיים מתאם בין מספר ימי המחלה לבין מספר העובדים החולקים אותו משרד.7 מספר ימי החופש שלקחו עובדים אשר חלקו את משרדם עם אדם נוסף היה גבוה ב־50 אחוזים מזה של עובדים אשר עבדו במשרד אישי משלהם, ומספר ימי המחלה שלקחו עובדים במשרדים בסגנון חלל פתוח היה גבוה ב־62 אחוזים. ניתן לטעון שיש לכך סיבות פיזיות (חשיפה לחיידקים של השותפים למשרד, לדוגמה), או פסיכולוגיות (חלוקת אחריות: ככל שקבוצת העובדים גדולה יותר, כך ההיעדרות בולטת פחות, ויש יותר כוח אדם שיכול למלא את מקומו של העובד הנעדר). אך בכל מקרה, ההיעדרות עולה כסף למעסיק ומשפיעה על הביטחון התעסוקתי ועל יכולת שימור העובדים.

כמה מחקרים, שנערכו ברובם על ידי חוקרים משוודיה ומדנמרק, גילו שסביבת עבודה כזו משפיעה לרעה על תחושת הסיפוק ועל שביעות הרצון בעבודה.8 מחקר שפורסם בצרפת ב־2018 מצא כי 70 אחוזים מן העובדים אינם מרוצים מן העבודה בחלל פתוח.9

האם החלל הפתוח סוגר עליכם?

קיימת סברה רווחת שעיצוב המשרד בסגנון אופן ספייס מועיל לעובדים משום שהוא מעודד את שיתוף הפעולה ביניהם, אך חוקרים מאוניברסיטת הרווארד הגיעו למסקנה אחרת.10 הם בחנו את המעבר שביצעו שתי חברות ממשרדים אישיים לחללים פתוחים יותר, ואת האופן שבו שינוי זה השפיע על התקשורת הבין־אישית. ממצאיהם העלו צמצום משמעותי בכמות המפגשים פנים־אל־פנים בין העובדים, במקביל להגברת התקשורת באמצעים אלקטרוניים. החוקרים הגיעו למסקנה כי בסביבה של חלל פתוח נוטים העובדים להימנע ממגע עם עמיתיהם החולקים עמם את המרחב, ומעדיפים לקיים את התקשורת ביניהם באמצעות דואר אלקטרוני והודעות טקסט. וכך יורדת תדירות המפגשים פנים־אל־פנים, הכוללים שיחות חולין ושפת גוף המעשירות את התקשורת, ואת מקומם תופסת (וממלאת?) תקשורת אלקטרונית נטולת פנים וקול.

להתכתבויות בדואר אלקטרוני יש אמנם יתרונות, אך כפי שנראה באחד הפרקים הבאים המוקדש לנושא הדואר האלקטרוני, יש להן גם חסרונות. החסרונות האלה כוללים פרשנות מוטעית של הנימה והכוונה של המילה הכתובה - מכשלה קשה שעלולה להשפיע לרעה על התקדמות פרויקט או להעכיר מערכות יחסים. משום כך, רצוי מאוד ששני סוגי התקשורת יתקיימו זה לצד זה במקביל וישלימו זה את זה.

התלונות הנפוצות ביותר בקרב העובדים בחלל פתוח נוגעות לרעש, להיעדר פרטיות ולחוסר שליטה על המרחב האישי שלהם.

יותר מדי רעש

לפי סקר שנערך על ידי מכון גאלופ ב־2017, תחת הכותרת "מצבו של מקום העבודה האמריקאי", לא פחות מ־75 אחוזים מן העובדים בארצות הברית מתלוננים על רעש במקום העבודה, ו־38 אחוזים מציינים שהיו מוכנים להחליף מקום עבודה רק כדי לזכות במשרד עם דלת. אין ספק שהחלל הפתוח רועש הרבה יותר מאשר משרדים פרטיים סגורים. רעש אובחן כגורם לבעיות רבות, ביניהן הפרעה לריכוז, הפחתת היצרנות, ירידה בסיפוק מהעבודה ופגיעה במצב הגופני ובתפקוד. עובדים היושבים במשרד רועש משיגים ציונים נמוכים יותר במבחני זיכרון, ואפילו במבחנים מתמטיים פשוטים יחסית.11 כמה קבוצות של חוקרים שוודים מצאו כי רעש חריג פוגע במוטיבציה ומגביר את העייפות,12 ובמשרד רועש התקבלו דיווחים רבים יותר על בעיות בריאותיות.13 במחקר שנערך באוניברסיטת קורנל, לדוגמה, נחשפו מחצית המשתתפים (שעסקו בעבודה פקידותית) לרעשים בחלל משרדי פתוח למשך שלוש שעות, בעוד מחציתם השנייה ישבה בחדר שקט.14 המשתתפים ששהו במרחב הרועש הפגינו מוטיבציה נמוכה בהרבה לפתור בעיות. בנוסף נרשמה עלייה ברמת הלחץ שחוו, על פי מדידה של רמת האפינפרין (הידוע גם בשם אדרנלין) בדמם.

המקור המרכזי לרעש במשרד המעוצב כחלל פתוח, שגורם להפרעה הגדולה ביותר, הוא דיבור אנושי, ואחריו צוינו צלצולי טלפון, צעדים ושאר פעילויות רועשות.15 מחקרים מראים כי קולות דיבור ברקע משפיעים לרעה על דרגת ההצלחה במשימות קוגניטיביות שונות שנהוג לבצע במשרד כגון הגהה, הבנת הנקרא וכתיבה.16 חלק ניכר מקולות הדיבור שאנו שומעים בחלל הפתוח נובע משיחות טלפון. להבדיל ממצב שבו אנו מאזינים לשני עובדים המפטפטים זה עם זה, במקרים של שיחות טלפון אנו בעצם מאזינים למחצית מן השיחה, כלומר למשפטים ולתגובות של אחד ממשתתפי השיחה בלבד. "את צוחקת?" "מה הבעיה?" "אז מה הוא אמר?" שיחה חצויה שכזאת מעוררת את סקרנותנו באופן בלתי נמנע, וגוזלת משאבים מחשבתיים בעוד מוחנו מתאמץ להשלים את הפערים. כששומעים רק צד אחד של השיחה, מתפתים מדרך הטבע לנחש מה נאמר בצד השני שלה, פעולה הדורשת ריכוז על חשבון מטלות אחרות שזקוקות לתשומת הלב שלנו. הקומיקאי בוב ניוהארט נודע בחצאי השיחות המשעשעים שהציג בהופעותיו, להנאת צופיו שיכלו להשלים בעצמם את המחצית השנייה של השיחה על סמך ההגשה שלו. מחקרים מראים שאנשים מאזינים בקשב רב יותר לחצאי שיחות מאשר לשיחות שלמות, מוטרדים מהם יותר ומתפקדים באופן גרוע יותר בזמן ההאזנה להם, בהשוואה להאזנה לשיחה שלמה.17 קבוצה של חוקרים שוודים נתנו למשתתפי המחקר שלהם משימה משרדית שדרשה ריכוז, הבנה וזיכרון.18 המשתתפים התבקשו להשלים את המשימה במהירות האפשרית. במסגרת המחקר נחשפו המשתתפים לשלושה מצבי רעש שונים: בראשון נשמע ברקע, בזמן ביצוע המשימה, צד אחד של שיחת טלפון; במצב השני שמעו המשתתפים את שני הצדדים של אותה שיחה בזמן ביצוע המשימה; במצב השלישי שררה דממה, ללא שיחות רקע. לכל אחד משני המצבים הרועשים היו שתי גרסאות: גרסה שבה השיחה היתה בעלת משמעות והמשתתפים יכלו להבין אותה, וגרסה שבה המילים עוותו עד כדי כך שהמשתתפים לא יכלו להבין את הנאמר בשיחה. החוקרים גילו כי האזנה למחצית השיחה הפריעה לביצוע המשימה יותר מאשר האזנה לשיחה השלמה, אך רק כאשר השיחות היו בעלות משמעות. כאשר המשתתפים נחשפו לשיחה מעוותת, חסרת פשר - בין שהשיחה היתה מלאה ובין חצויה - ביצועיהם לא נפגעו בהשוואה למצב השלישי, נטול הרעשים. שיחה חצויה שיש לה משמעות לוכדת את תשומת לִבנו ומשפיעה על התפקוד שלנו.

אחת הדרכים שבהן ניתן להתגבר על הסחות קוליות כאלו היא באמצעות מיסוך קולי, המסייע להתגבר על ההשפעות השליליות של דיבור ברקע. כמה מחקרים בחנו את השפעותיהם של צלילים ממסכים מסוגים שונים, כגון קול נביעת מים ממעיין, מוזיקה או שילוב של כמה קולות המשוחחים ביניהם בו־זמנית.19 מחקרים אלה גילו, בין השאר, כי הנבדקים אשר שמעו כמה קולות משוחחים השיגו תוצאות טובות יותר במשימות הקוגניטיביות של המחקר מאשר אלה ששמעו קול יחיד. העובדים חשו את הסיפוק הרב ביותר כאשר האזינו לשילוב צלילים ממסכים של קולות שיחה מרובים יחד עם גלי מים.

הפרידו בין הפרטי לציבורי

בקשו מהעובדים שלכם לנהל את שיחות הטלפון הפרטיות שלהם מחוץ למשרד. עובדים בחלל פתוח סובלים מהסחת דעת כשהם חשופים לשיחות טלפון פרטיות של עמיתיהם, כיוון שלעתים קרובות הם מנסים לנחש מה נאמר בצד השני של השיחה.

אמנם רעשי רקע נוטים להסיח את דעתנו ולהשפיע לרעה על התפקוד הקוגניטיבי שלנו, אך מחקר מפתיע אחד הראה שרעש רקע ברמה מסוימת עושה בדיוק את ההפך - הוא עשוי להגביר את היצירתיות.20 החוקרים חילקו את משתתפי המחקר לארבע קבוצות אקראיות והטילו עליהם לבצע את "מבחן האסוציאציות המרוחקות", משימה שחוקרים נוהגים להשתמש בה כדי למדוד את הפוטנציאל היצירתי של הנבדקים (זִכרו את שם המבחן הזה - נחזור לעסוק בו בפרק 14). בזמן ביצוע המבחן חשפו החוקרים כל קבוצת משתתפים לרמה אחרת של רעש. קבוצה אחת נחשפה לרעש ברמה נמוכה, בעוצמה של 50 דציבלים (רעש המקביל לזה של פרוור שקט או מנוע של מקרר). קבוצה נוספת נחשפה לרעש ברמה בינונית, בעוצמה של 70 דציבלים (מקביל למים זורמים במקלחת). קבוצה אחרת נחשפה לרעש ברמה גבוהה, בעוצמה של 85 דציבלים (מקביל למסעדה רועשת). קבוצה נוספת ישבה בחדר שקט, ולא נחשפה לרעש כלשהו. למרבה ההפתעה, משתתפי הקבוצה אשר נחשפה לרעש בדרגה הבינונית, בעוצמה של 70 דציבלים, השיגו תוצאות טובות יותר משלוש הקבוצות האחרות, כולל אלה אשר ישבו בחדר השקט. במילים אחרות, רעשי רקע בעוצמה נמוכה משפיעים לטובה על היצירתיות. זה עשוי להסביר במידה מסוימת מדוע אנשים עשויים להגיע לריכוז רב יותר כשהם מוקפים ברעשי הרקע של בית קפה.

אוזניות? נשמע טוב!

אם אין לכם ברירה אלא לעבוד בחלל פתוח והרעש מפריע לכם, נסו לחבוש אוזניות. תוכלו להקשיב לצלילי טבע או לצלילים של בתי קפה, או לצלילים אחרים שנועדו למסך רעשים מסיחי דעת במשרד. למעשה ישנם אתרי אינטרנט וסרטוני יו־טיוב שמראים כיצד להאזין להמולה של בית קפה בעזרת האוזניות, במטרה לשפר את הריכוז והיצירתיות (נסו למשל את mynoise.net). אם בחברה שלכם יש חדרים פרטיים זמינים, נסו לעבוד שם כשעליכם לבצע משימות הדורשות ריכוז. אחרת, קחו הפסקה של כמה דקות בכל שעה כדי לנקות את הראש, עם אוזניות במידת האפשר.

למעשה, אפילו מסעדה רועשת היא סביבת עבודה עדיפה למשימות הדורשות ריכוז, בהשוואה לחלל פתוח עם רמת רעש דומה. מדוע? במאמר שפורסם ב־2017 בכתב העת "הרווארד ביזנס ריוויו" טען דייוויד בורקוס כי הסיבה לכך שאנו מסוגלים לעבוד באופן יעיל יותר בבית קפה מאשר בחלל משרדי פתוח היא שהחלל המשרדי מושך אותנו ללא הרף להיכנס לשיחות.21 להבדיל, רעשי הרקע בבית הקפה אינם נוגעים לנו ברובם, והשיחות שם אינן מעוררות בנו רצון להצטרף או מסיחות את דעתנו (אלא אם כן שיחה עסיסית במיוחד מתנהלת ממש בסמוך לנו, או שאירוע מרעיש מתרחש בקרבת מקום). גם במקרה זה ניתן לראות שהרלוונטיות של השיחות המתקיימות סביבנו (או היעדר הרלוונטיות במקרה של בית הקפה) היא זו שקובעת עד כמה הן יסיחו את דעתנו.

פרטיות (או היעדרה)

חוץ מבעיית הרעש, עובדים בחלל פתוח סובלים מהיעדר מוחלט של פרטיות. מן הסתם, קשה לעובד להתרכז בעבודתו כשמישהו ניגש פתאום אל השולחן של העובד הסמוך לו, או כשהוא עד לפלירט בין קולגות. מהסחות דעת כאלו קשה להתעלם, וההתעלמות דורשת מאמץ מנטלי.

עובדים מתלוננים על היעדר הפרטיות גם ברמה המקצועית וגם ברמה האישית. אנו מתנהגים אחרת כשאנו מצויים בקבוצה, ומן הסתם עלינו לשמור על התנהלות חברתית מהוגנת. אבל מה קורה כשאנו מתוחים או עצובים? או כשאנו חייבים לערוך שיחת טלפון חשובה בנושא אישי? או סתם להתגרד במקום פרטי? נכון, שיחות חשובות או מסווגות בין עמיתים, או עם המנהל הישיר, נערכות לרוב במרחב פרטי. אך שיחות ניטרליות בחלל הפתוח יכולות לקבל במהירות נופך אישי ולגעת בנושאים שאי־אפשר לדון בהם בצנעה בנוכחות עיניים צופיות ואוזניים כרויות. יש מקומות עבודה שבהם העובדים מתלוננים שאין להם אף מקום שבו אינם מרגישים מאוימים, מלבד תא שירותים פרטי או מחוץ לבניין. מחקר שפורסם ב־2018 סקר את שביעות הרצון של עובדים במשרדי ממשלה בבריטניה, שהועברו מחדרי עבודה פרטיים או פרטיים למחצה למשרדים גדולים בסגנון חלל פתוח.22 שלא במפתיע, נמצא כי שביעות הרצון של העובדים בחלל הפתוח היתה נמוכה יותר. הממצא המשמעותי במקרה הזה היה שנשים הביעו את הרמה הגבוהה ביותר של אי־שביעות הרצון מן השינוי, מה שנכון כנראה לכל המשרדים המעוצבים כחלל פתוח. היעדר פרטיות נוטה לגבות מחיר אישי גבוה יותר מנשים. הנשים דיווחו כי חשו שחזותן החיצונית היתה נתונה לביקורת נוקבת יותר בחלל הפתוח. הן חשו שהקולגות הגברים שלהן נועצים בהן כל הזמן עיניים, והיו מודאגות ללא הרף ביחס להופעתן החיצונית, מה שעורר בהן תחושות מצוקה ומבוכה. מבוכה זו גרמה לנשים לחשוב פעמיים לאן ללכת בתחומי המשרד, ולשקול בקפידה רבה יותר את לבושן. מחקר נוסף, שסקר 5,000 עובדי משרד בסוגים שונים של משרדים, גילה כי נשים מושפעות לרעה מסוג המשרד יותר מאשר גברים.23

תנו לי קצת פרטיות

ארגונים צריכים לספק לעובדים בחללים פתוחים מרחב פרטי, שבו יוכלו לקיים שיחות טלפון ולערוך פגישות פרטיות. מרחב זה יעניק להם פרטיות בעת הצורך, וגם יתרום לתפקוד טוב יותר של העובדים האחרים.

ישנם כמובן הבדלים בין אדם לאדם, ומה שטוב ונוח לאחד, לא בהכרח יתאים לחברו. אנשים מופנמים מרגישים פחות בנוח בחללים פתוחים מאשר טיפוסים מוחצנים, ולעתים קרובות מתקשים מאוד לתפקד במשרד המעוצב כך.24

חוסר שליטה

עוד תלונה נפוצה של עובדים בחלל פתוח היא היעדר השליטה על המיזוג, על התאורה, על המרחב האישי שלהם, ועוד. העובדה שעליהם לחלוק את המרחב עם אנשים אחרים מאלצת אותם להתפשר על טמפרטורה שתעורר כמה שפחות מחאות בקרב כל הנוכחים, או במילים אחרות "פשרה הוגנת" שלא בהכרח נראית לכולם הוגנת. מיזוג האוויר והחימום מביאים את הטמפרטורה במשרד לרמה שתהיה נעימה לחלק מהאנשים אך עשויה לגרום לאחרים להתענות. אני מכירה אישית גברת נחמדה שחלקה את משרדה עם שלושה עובדים נוספים במשך עשר שנים. היא סובלת קשות כשהמיזוג מקרר יותר מדי, ובימים חמים סובלת לכל אורך יום העבודה בתנאים שנוחים לעמיתיה, אך מבחינתה הם ייסורי גיהינום. תחנוניה להנמיך את עוצמת הקירור נדחו בנימוס, מתוך היענות לרצון הרוב. העניין גרם לה למתחים במקום עבודתה בכל קיץ מחדש, ואף גרם להרס מערכת היחסים שלה עם אחד מעמיתיה (זה שהיא נאלצת לשבת לידו במשך חמישה ימים בשבוע).

קר מדי, חם מדי, ולעתים חשוך מדי

במשרד המעוצב כחלל פתוח, נסו לצייד כל שולחן במנורה קטנה ומאוורר. כך העובדים זוכים בשליטה מסוימת על התאורה ועל הטמפרטורה.

סביבת עבודה מסוג חדש: גמישה, מבוססת פעילות

חברות גדולות רבות כגון IBM, מיקרוסופט, ג'נרל אלקטריק וחברת הייעוץ בוסטון קונסלטינג גרופ (BCG) עברו לעיצוב משרד היברידי. מודל זה מביא בחשבון שמה שמתאים לטיפוס מסוים של עובדים לא יתאים בהכרח לאחרים. משרדים אלה משלבים חדרי עבודה פרטיים, שבהם יכולים העובדים לשבת בשקט ולעבוד על משימות הדורשות ריכוז ללא הסחות דעת, לצד מרחבים פתוחים רבים המאפשרים אינטראקציה חברתית ויצירת קשרים, מרחבים משותפים קטנים יותר לעבודה של צוותים מצומצמים, קירות ניידים הניתנים להזזה, ואזורים עם בידוד אקוסטי לצורך שיחות בטלפון. הרעיון הוא להגביר את תפוקתו של העובד היחיד בלי להזניח את הפן החברתי החשוב. כמה חברות מתקדמות החלו להציע לעובדיהן "חדרי בידוד" חסיני רעש, ואפילו מתחמים שבהם אסור להשתמש במכשירים אלקטרוניים. ישנן חברות שהוסיפו למשרדיהן "חדרי התרגעות", מצוידים בפופים וכריות, שם יכולים העובדים לנוח ולעבור על הדואר האלקטרוני שלהם. במגדל Salesforce בסן פרנסיסקו יש אזור מדיטציה בכל קומה לרווחת העובדים. לפי מאמר שפורסם ב"ניו יורק טיימס" תחת הכותרת "אל תתרגלו יותר מדי לשולחן העבודה הזה", חברות רבות מעצבות מחדש את משרדיהן ויוצרות מרחבים מבוססי פעילות, הידועים גם בכינוי "משרדים גמישים", שבהם העובדים חופשיים לעבור בכל פעם למרחב המתאים לפעילות שבה הם עוסקים באותו זמן.25

ההשפעות של מרחבי העבודה מבוססי הפעילות האלה על רמת הביצועים ועל שביעות הרצון של העובדים עדיין לא נחקרו במלואן. הממצאים הראשוניים אינם ברורים, ואף עומדים בסתירה בינם לבין עצמם. מחקרים מסוימים העלו כי עיצוב משרדי כזה משפיע לרעה על שביעות הרצון ועל התפוקה של העובדים,26 בעוד מחקרים אחרים מצאו השפעה חיובית על בריאות העובדים בטווח הארוך.27 ב־2019 סקרה קבוצת חוקרים אוסטרלים 17 מחקרים שבהם השתתפו במצטבר 36,039 איש.28 הם גילו שמקומות עבודה המעוצבים בגישה מבוססת פעילות משפיעים לחיוב על האינטראקציה הבין־אישית, על התקשורת בין העובדים ועל שביעות הרצון בעבודה, אך מציגים השפעה שלילית בתחומי הפרטיות והריכוז. עם זאת, הממצאים בנוגע לקשר שבין מקומות עבודה מסוג זה לבריאות הגופנית והנפשית של העובדים לא היו עקביים. נדרשים מחקרים נוספים כדי להעריך את מלוא ההשפעה של סביבת עבודה זו.

מן הסתם, אין באפשרותנו לבחור במדויק את החלל המשרדי שבו אנו עובדים.

כפי שראינו, משרדים בסגנון אופן ספייס הפגינו נחיתות ברורה בכל הנוגע לשביעות הרצון ולרווחה הכללית של העובדים, ומחקרים חדשים ממשיכים לאשש את המסקנה הזאת.29 לרוע המזל, ארגונים רבים ממשיכים לעצב כך את משרדיהם, למרות המגרעות של הגישה העיצובית הזאת.

בחברות שבהן רוב העובדים מבלים את יומם בחללי עבודה פרטיים, חשוב שיהיה מרחב משותף שבו יוכלו מדי פעם להתאסף ולשוחח. באופן אידיאלי רצוי שזה יהיה אזור נעים, לא רחוק מחללי העבודה, עם מכונת קפה ומתקן למים קרים, שבו יכולים העובדים לשבת ולתקשר ביניהם. מרחב זה הוא חיוני, משום שבני אדם אינם בנויים מטבעם לשבת בבידוד כמעט מלא כל היום ולעבוד ללא כל מגע חברתי.

לפיכך, המגמה הנוכחית בקרב חברות רציניות היא לעבור לעיצוב משרדי היברידי (משולב). זהו פתרון מיטבי מבחינת העובדים, כפי שכבר ראינו, ובהחלט עדיף גם לחברות משום שהוא מצמצם את תופעת ההיעדרויות מהעבודה ומשפר את התפוקה ואת שביעות הרצון של העובדים.

אם אתם "תקועים" בסביבת עבודה שאינכם מרגישים בה בנוח, נסו לאמץ את ההמלצות שעלו בפרק זה. הביאו לעבודה אוזניות, מאוורר, או תנור חימום קטן מהבית, בתקווה שביום מן הימים סביבת העבודה שלכם תשתנה באופן שיתאים יותר לצרכים שלכם.