ניהול פרויקטים בגובה העיניים

 

צ'קליסט לניהול הפרויקט

את הצ'קליסט (Checklist, "רשימת תיוג" בעברית) הכנתי לבקשתו של משתתף באחת מהסדנאות לניהול פרויקטים שאני מעביר בארגונים. סדר הפעולות שלהלן אמור לסייע לכם להוביל את הפרויקט להצלחתו. הסדר לא בהכרח כרונולוגי. לרוב נדרש לבצע משימות רבות במקביל, ואף יש להניח שיידרשו פעולות נוספות, בהתאם למקובל בארגון שבו אתם עובדים.

גם אם קיבלתם פרויקט בעיצומו, אל תניחו שהאחראי לו לפניכם אכן ביצע את כל מה שנדרש. עִברו על הרשימה וודאו בעצמכם שהכול מבוצע.

הרשימה ארוכה ואין צורך לזכור אותה בעל פה. אתם יכולים להשתמש בה שוב ושוב עם כל פרויקט חדש.

התנעת הפרויקט והיערכות לפגישת ההתנעה

אבן דרך מרכזית בכל פרויקט היא פגישת התנעת הפרויקט, המסמלת את יציאתו הרשמית לדרך.

פעולות שיש לבצע לקראת הפגישה:

מיפוי המצב הקיים וזיהוי הצורך של הלקוחות ושל בעלי העניין הנוספים: לשם מה הפרויקט? (ראו כאן). ניסוח מטרות "חכמות", ברורות ומדידות לפרויקט (ראו כאן). זיהוי בעלי העניין, רתימתם לפרויקט וביצוע תיאום ציפיות ראשוני (ראו כאן). התחלת אפיון הפתרון בהתאם לצרכים ולדרישות של הלקוחות ושל ההנהלה. ביצוע הערכות גסות למרכיבי הפרויקט: תכולות, תקציב, לוחות זמנים, איכות, סיכונים (ראו כאן). ניהול הפגישה באמצעות מצגת / תבנית ארגונית (ראו כאן). תכנון הפרויקט

תכנון הפרויקט אינו שלב בפני עצמו. תכנון הפרויקט מתבצע לכל אורכו, ברמות דיוק שונות ובהתאם למידע חדש שמתגלה בזמן הפרויקט, סיכונים שמתממשים וכד'.

פעולות שיש לבצע:

פירוק הפרויקט לחבילות עבודה (ראו כאן). אפיון הפתרון באופן מפורט יותר וקבלת הסכמה מהגורמים הרלוונטיים. תכנון מפורט, הכולל תקציב, לוחות זמנים, סיכונים ותהליכי איכות (ראו כאן, כאן, וכאן). קביעת שגרות הבקרה ואבני דרך, הכנת סביבת העבודה לניהול הפרויקט (ראו כאן). הצגה ברורה של תוכנית העבודה לבעלי העניין – והשגת מחויבותם (ראו כאן). בקרת הפרויקט

בשלב זה חשוב לוודא שאנו מעבירים את מידע הנכון, בתזמון הנכון, לקהל היעד הנכון ובאופן הנכון.

פעולות שיש לבצע:

מעקב קבוע, מדיד ומתועד אחר ביצוע משימות, ניצול משאבים ועמידה בלוחות הזמנים (ראו כאן). קיום שגרות הבקרה וניהול הפגישות במועדן (ראו כאן). הפקה עקבית של דוחות סטטוס לבעלי העניין בהתאם למעורבותם (ראו כאן). ניהול שינויים בהתאם למנגנון מסודר (ראו כאן). עדכון תוכניות העבודה בהתאם לנדרש, והפצתן לבעלי העניין. סגירת הפרויקט

כדי לסיים את הפרויקט כמו שצריך ולא לגרור אותו, חשוב להקפיד על הפעולות האלה:

סגירת כל הקצוות בפרויקט: קיום הדרכות, אישור מסמכים, תיעוד והעברות מקל (ראו כאן). ייצוב הפרויקט באמצעות מעקב אחר מדדי הטמעה, מדדי איכות וכו' (עמ' 167). נוסף על כך: הפקת לקחים ממוקדת, חגיגת סיום הפרויקט והכרת תודה לכל בעלי העניין הרלוונטיים (ראו כאן). פעולות חשובות לאורך כל הפרויקט טיפוח יחסים בין־אישיים עם בעלי העניין והשקעה במתן מענה ל־WIIFM (אמיל"י)1. וידוא תקפותן של המטרות והתאמתן ליעדי הארגון, ללקוחות ולבעלי העניין. התמקדות בעיקר: סיכונים מרכזיים, הנתיב הקריטי, צווארי בקבוק, בעלי עניין משפיעים. הרמת דגלים כשצריך, ללא חשש ובאופן מדויק ומבוסס נתונים (ראו כאן). שיווק הפרויקט ואת עצמנו, כמנהלי פרויקט מקצועיים וענייניים (ראו כאן).

 

 

 

1 מתן ערך מוסף לאחרים. What׳s In It For Me = WIIFM. אמיל״י = אני, מה יוצא לי? הסבר מפורט כאן.