מסעותיי לאורך הנתיב הקריטי

הקדמה, מבוא ומה שביניהם

מהפכת התקשורת הייתה הבשורה הגדולה של סוף המאה ה-20. היכולת לעבד נתונים אפשרה למנהלי הפרויקטים להשתמש בכלים שלא עמדו לרשותם בעבר. חדשות לבקרים פותחו טכנולוגיות ומתודולוגיות לניהול פרויקטים, והמנהלים אימצו אותן אל ליבם בחום רב. בטעות היה אפשר לחשוב שהטכנולוגיות והמתודולוגיות הן חזות הכול.

ניהול פרויקט בנייה הוא הרבה יותר מכך.

ניהול פרויקט בנייה מתחיל ביכולת לחלום ולנסח חזון, להגדיר מטרות ויעדים, לדעת להתמודד עם מצבים של קונפליקט בין המטרות השונות ולהגדיר סדרי עדיפויות. להבין כי מדובר במערכת מורכבת, לגבש תוכנית אסטרטגית ולהיות נאמן לה, לדעת "לתפור" לכל פרויקט, על פי מידותיו ונסיבותיו, את "חליפת ההתארגנות וההיערכות" הנכונה, ורק לאחר מכן לנהל את כל התהליכים הקשורים בפרויקט באופן נכון ומקצועי, תוך הפגנת מנהיגות ובהתבסס על כל אותן מתודולוגיות לניהול פרויקטים וטכנולוגיות שפותחו בשנים האחרונות.

ספר זה, אם כן, אינו עוסק במתודולוגיות לניהול פרויקטים. הוא מטפל בכל ההחלטות האסטרטגיות המלוות את המנהל לאורך חייו של הפרויקט ובתפקידו כמנהיג. פילוסופיה ולא טכנולוגיה.

הספר נע על הציר שבין מודלים תיאורטיים לאוטוביוגרפיה מקצועית, בהיותו נשען על למעלה מ־40 שנות ניסיון בניהול פרויקטים גדולים ומורכבים, חלקם ברמה הלאומית. לכל אורכו שזורים "סיפורים מהחיים" ובסופו מוצגים במלואם מקרי בוחן (Case Studies) המתייחסים לשישה פרויקטים שאותם זכיתי לנהל לאורך השנים (נספחים א'-ו').

נספח ז' הוא נספח מסכם המציג, כמשל, תוכנית להורדת מחירי הדירות בישראל, המבוססת על הגישה המערכתית והחשיבה האסטרטגית, כפי שבאה לידי ביטוי בפרקים השונים של הספר.

הספר נכתב במהלך השנים האחרונות במקביל ובהתבסס על קורס סמסטריאלי בשם: "גישה מערכתית, חשיבה אסטרטגית ומנהיגות בניהול מגה פרויקטים", שאותו אני מעביר בשנים האחרונות במסגרת תוכנית ללימודי תואר שני של הטכניון. הוא נכתב מתוך אמונה שגישה מערכתית וחשיבה אסטרטגית הן מיומנויות נרכשות, ובאשר למנהיגות - גם אם מדובר בתכונה מולדת שאינה בשליטת מנהל הפרויקט, חובה עליו להיות מודע לציפיות ממנו - כמנהיג.

הספר מיועד למקבלי ההחלטות בדרג הבכיר העוסקים בניהול פרויקטים בתחום הבנייה, הן על בסיס קבוע והן כאירוע חד־פעמי, כמו גם לסטודנטים להנדסה אזרחית ולכל מי שהנושא קרוב לליבו.

תודה לפרופסור אלכס לויפר אשר יצר אצלי, כבר לפני שנים רבות, את הגירוי הראשוני לחזור לטכניון ולהשתלב שם כמרצה.

תודה לפרופסור יחיאל רוזנפלד המלווה אותי ואת פעילותי בטכניון בשנים האחרונות.

תודה למאות הסטודנטים שאיתם עבדתי בעשר השנים האחרונות. מכל מלמדיי השכלתי...

עמיקם אורן, מאי 2017

לפני הכול - יסודות...

רגע לפני שאתחיל להציג את התובנות, המודלים והדוגמאות, אנסה להגדיר מהו, להבנתי, "ניהול פרויקט בנייה".

פרויקט בנייה הוא תהליך חד־פעמי של תכנון והקמה, המתחיל בהצהרת כוונות, מתנהל לכל אורכו בסביבה של אי־ודאות ומסתיים במוצר מוחשי ובר־קיימא.

לתהליך יש מועדי התחלה וסיום.

הוא נועד לענות על הגדרה ברורה של ציפיות לתכולה ואיכות, נשען על מערכת משאבים מוגבלת, ובסיומו ניתן להעריך את תוצאותיו ואופן עמידתו בציפיות.

ניהול פרויקט בנייה, אם כן, הוא ניהול אותו תהליך.

הגישה המערכתית

פרויקטים בכלל, ומגה פרויקטים בפרט, מתנהלים בסביבה רב מערכתית.

• אל תכולת המגה פרויקט ניתן להתייחס כאל מערכת של פרויקטים בודדים.

• את הפרויקטים עצמם ניתן לחלק למערכת של פעילויות המגדירות את מסגרת לוח הזמנים של הפרויקט.

• גם התקציב הוא מערכת הבנויה מסעיפים, כתבי כמויות והקצאה לבלתי נצפה מראש.

• התכנון הוא מערכת הכוללת בתוכה תתי־מערכות כמו המערכת הסטטוטורית (תב"עות, היתרי בנייה, אישורים), או מערכת התכנון ההנדסי (המולטי־דיסציפלינארית).

• הביצוע מורכב ממערך קבלנים, קבלני משנה וספקים.

• ההתחייבות של כל אחד מהגורמים הלוקחים חלק בפרויקט באה לידי ביטוי במערכת ההתקשרויות וההסכמים.

• לפרויקט יש מערכת ארגונית, מבנה ארגוני, הגדרת תחומי אחריות, נהלים וכו'.

• את המערכת הארגונית מאיישים בעלי תפקידים האמורים לפעול במסגרת של עבודת צוות.

כל פרמטר, אירוע או החלטה, בכל אחת מהמערכות, משפיעים לא רק על חבריו למערכת אלא גם על פרמטרים, אירועים והחלטות במערכות אחרות של הפרויקט.

כך, למשל, החלטה לשנות את מיקומו של חלון המטבח בשלבי ביצוע מתקדמים של הפרויקט, לכאורה - החלטה נקודתית "קטנה", עלולה להוביל להפעלתן של מספר מערכות בפרויקט (שלא תמיד נלקחו בחשבון מראש) ולהשפיע על מהלכו, עד כדי נזקים ממשיים:

• המערכת הסטטוטורית צריכה לעדכן ולאשר מחדש את היתר הבנייה.

• מערכת התכנון צריכה לתאם ולעדכן את תוכניות הביצוע, ואם כתוצאה משינוי מקומו של החלון שונה גם מקומו של הכיור - ייקחו חלק בתהליך העדכון: האדריכל, הקונסטרוקטור, יועץ החשמל, יועץ האינסטלציה.

• הקבלן אמור להפעיל את מערך קבלני המשנה שלו: קבלן השלד, האלומיניום, הטיח, הצבע, הקרמיקה, השיש, הנגרות.

• למערך לוח הזמנים של הפרויקט נוספו פעילויות חדשות המאיימות על מועד מסירת הפרויקט.

• מערכת ההתחשבנות עם הקבלן צפויה לתביעות על תוספות/חריגות ואולי גם תביעה על הארכת משך הביצוע.

• מערכות יחסי הציבור של הפרויקט והקשר עם הלקוח עלולים להסתבך.

• והכול... בגלל שינוי תמים במיקומו של חלון המטבח.

הקשר החזק המתקיים בפרויקטים, בתוך המערכות עצמן ובינן לבין עצמן, מחייב אימוץ של גישה מערכתית בניהול הפרויקט. התרשים הבא מתאר את המבנה הרב־מערכתי של פרויקט הבנייה, אשר בכל מרכיביו נדון בפרקים הבאים.

כדי להצליח...

יש ללוות את הגישה המערכתית בניהול פרויקט בנייה בחשיבה אסטרטגית מעמדה של מנהיגות.