מזכירות רפואית

הקדמה

המזכירה הרפואית, בכלל הצוותים הפועלים במערכת הבריאות, היא דמות מקצועית משמעותית במערכת הבריאות על שלוחותיה. תפקידה מרכזי בתקשורת ובגישור בין אנשי הצוות ובין הפונים, נוכחותה מתבקשת, מעמדה המקצועי התחזק מכח סעיפי חוקי בריאות ובעיקר מכח 'חוק זכויות החולה', תשנ"ו-1996 שהציב את מקבל השירות במרכז, והגדיר את האחריות המקצועית של העוסקים בתחום הבריאות. החוקים והנהלים וכללי האתיקה הרפואית, מדגישים את חובת מערכת הבריאות לפעול לטובתו העליונה של הנזקק לשירותיה.

חשוב להביא למודעות העוסקים בתחום הבריאות, מכל הסקטורים, את ההתפתחות ההיסטורית של החוקים והתקנות ביחס למקצועם שתרמו להתנהלות כיום, ידע ומודעות תורמים לכיבוד החוקים ולאתיקה מקצועית. תולדות המקצוע, בתחום ניהול המזכירות הרפואית, מדגיש את החשיבה שתרמה ליצירת מקצוע חשוב זה, והכנסתו כעיסוק במערכת הבריאות, צורך השעה שנבע מעומס שהיה מנת חלקם של הצוות הסיעודי והרפואי שדרש לקבל סיוע ניהולי ועמידה במטלות היומיות במחלקות האשפוז. התבקשה פונקציה מקצועית שתיתן מענה לפונים ולבני המשפחה, תסייע ותשלים את מתן השירות המתבקש במחלקה. עם הכנסת המזכירה הרפואית תפקידה תרם להקל על העומס, לתת מענה לפניות ישירות ובטלפון, לרשום הודעות לצוות, לקבל קהל, לטפל בדואר המחלקתי ותוצאות בדיקות המעבדה ולחלק לתאי המטפלים. המקצוע תרם לשיפור השירות מהיבט הפונים ומהיבט הצוות.

מערכת הבריאות התפתחה, מהיבט מקצועי ומחשבתי, התפתחו מקצועות טיפול ותתי מקצועות, התפתחו חוקים חדשים ובהתאם התפתחו תהליכי עבודה מוסדרים שהוגדרו על פי חוק העיסוקים המקצועיים, הוגדרו סמכויות ואחריות מקצועית, התבססה התנהלות מכוונת לקהל היעד שהציבה את המטופל במרכז, הצוותים הודרכו והונחו לפעול על פי חוק ועל פי נהלי עבודה עדכניים ייעודיים. כך גם התפתחו עמותות ושירותים לטובת המתמודדים בתחום הרפואי, שחשוב להתוודע לקיומם ולהנגיש מידע זה לפונים.

מעמדה המקצועי של המזכירה הרפואית ותפקידיה המגוונים עוצבו והוגדרו במהלך השנים בהתאם לצרכי המערכת. העיסוק במקצוע מחייב תעודה הסמכה והכרה כיתר המקצועות. הכשרה מקצועית כוללת לימודי תעודה, ב"קורס מזכירות רפואיות", והכשרה בניהול מערכות מידע רפואי. במהלך חייה המקצועיים עליה להמשיך ללמוד ולהשתלם, כדוגמת יתר המקצועות, במטרה לשמור ולפתח רמה ארגונית גבוהה ומתן מענה מקצועי ואתי לפונים ולעובדים עמה. עבודה בתחום מתפתח ומתקדם, גם בתחום הטכנולוגי והידע הזמין בכל התחומים, מאתגר. מהיבט המערכת, המזכירה הרפואית, הינה חלק אינהרנטי מהצוות המקצועי, משתתפת בפעילות מקצועית ובישיבות הצוות במחלקה, בהרצאות ובכנסים מקצועיים, חברה בוועדות המתכנסות בבית החולים, זה מעצים את תחושת השייכות, ובעיקר את האחריות המקצועית.

הרעיון המנחה בספר מדגיש את תפקידיה המקצועיים של המזכירה הרפואית ואת חשיבותם, מדגיש את המודעות לתרומתה המקצועית, מהיבט מקצועי, הומני ואתי, ואת מרכזיותה במערך הארגוני. נוכחותה משמעותית למטופל ולמשפחתו ולצוות סביבה. מעורבותה המקצועית והחברתית, מחייבת אותה לדעת על השירותים הקיימים ועל זכויות הפונים. יש לשמר את מקצועה במערכת הבריאות, ליישם ניהול מכבד, פתרונות מקצועיים בתהליכי העבודה והשתלמויות, בכפוף לחוקי בריאות מתקדמים בהתאם לרוח הזמן, בנוסף להגנה מפגיעה מינית גם הגנה מפני התעמרות במקום עבודתה. הספר מציג נושאים והיבטים מקצועיים בניהול המשרד הרפואי, שירותים הקיימים למען קהל הפונים, מונחים מקצועיים, וכללי האתיקה המקצועית של המזכירה הרפואית. הספר מכוון למודל ניהולי עם  עוצמה ומנהיגות במתן שירות בגובה העיניים. הספר מתאר את מכלול התפקידים ומקומות העסקה של המזכירה הרפואית, במערכת הבריאות, במחלקות במרפאות וביחידות השונות.

ערכי המזכירה הרפואית במסגרת עבודתה מכוונים אותה להגיש שירות איכותי ומידע לפונים, מכוח ידע שרכשה ונהלים מנחים, לאפשר פתרון בעיות מוצלח מתוך מקצועיות ומיומנות. פעילות מקצועית כרוכה בלמידה יזומה והשתלמויות לא רק למידה מניסיון. התעדכנות בסדרי העבודה, בחוקים ובנהלים הקשורים בסדרי עבודתה למען הפונים. ייחודיות מקצועית מתבטאת במנהיגות ערכית, אווירת שירות ועשייה מתוך שליחות למען האחר. בשאיפה להצטיין ולהגיש שירות אמין ויעיל, לסגל דרכי ניהול מקצועיים לטובת הפונים, וליזום פתרונות לטובת הפונים

עבודה מקצועית המבוססת על ערכים הומניים אדיבות, סובלנות וכיבוד צרכי הזולת מגבירה את האמון בארגון. שמירה על הסודיות הרפואית, על כבוד האדם וצנעתו, מתן מענה מכובד ויעיל, מגבירה את האמון ומחדדת את הרצון להשתייך לארגון המכבד את הזכויות, להימנע מניהול מנוכר המיישם קשר טכנולוגי על חשבון קשר אנושי, בהתאם לעקרונות האתיקה:

עקרון ההטבה: מדגיש את החובה לסייע לאחר, להיות מעורב ואקטיבי בקידום האינטרסים הלגיטימיים והחשובים שלו.

עקרון אי עשיית נזק: מדגיש את החובה להימנע מגרימת נזק ומעשיית רע לזולת בכוונה.

עקרון כיבוד האוטונומיה: מדגיש את החובה לכבד את יכולתו של הפונה לקבל החלטה עצמאית, לאפשר לו שיקול דעת ובחירה חופשית ולכבד את רצונו.

עקרון הצדק: מדגיש את החובה להוגנות בחלוקת משאבים, ביחס להטבות ולסיכונים.

מסען המקצועי של המזכירות הרפואיות במערכת הבריאות מלווה בתחושת שליחות ועם רצון לעשות טוב. שימוש ביישומים טכנולוגיים בתחום ניהול המשרד הרפואי, ניהול תיק ממוחשב וריכוז המידע הרפואי במערכת מובנית מאפשרת את זמינות המידע, פיענוחו, ניתוחו והבנת התנהלות המחלה. ההכרה שהטכנולוגיה היא כלי שרת ולא מטרה תפנה לחשיבה הומנית יותר.  הכרת מוסדות טיפול ותחומי טיפול והתמחות, ושירותים המגיעים להם מתוקף סל הבריאות הייעודי, עדכון רשימות של מטפלים מקצועיים מאפשרת הפניית מטופלים לטיפול מיטבי ולקיצור תורים.

העצמה מקצועית, רווחה והתפתחות אישית במקום העבודה

הנהלה המאפשרת תהליכי עבודה מכבדים, מכשירה את המזכירות הרפואיות לבצע את עבודתן תוך שימוש ביישומים העומדים לרשותן, לא מגבילה עיון בתיק הרפואי, כדי להדפיס מידע בעת בקשת מטופל, ללא תלות בצוות אחר, מאפשרת את הכרת המטופל ומודעות להתמודדותו, יוצרת נכונות גבוהה כלפי המטופל. נגישות המזכירות הרפואיות למשאבים ולמידע, קבלת תמיכה הנדרשת להן לביצוע עבודתן, פותחת הזדמנויות להתפתח ורצון להתקדם בארגון. מתן אוטונומיה בעבודה ועידוד מעורבות הם הגורמים הבסיסיים המניעים לביצועים ברמה טובה וסיפוק בעבודה, מיומנות ושליטה בארגז כלים מקצועי נותנת לעבודה היומית השוחקת משמעות וערך מוסף. חופש פעולה ואוטונומיה מאפשרים יצירתיות והפניית אנרגיות חיוביות לטובת הפונים.

הנהלה השואפת שהידע המקצועי ישפר את ארגז הכלים, משקיעה בהשתלמויות ומרחיבה סמכויות ואחריות, מאפשרת הבעת דעות והשתתפות בהחלטות הקשורות לעבודתן, מונעת את שחיקתן ויוצרת מחויבות להנגיש מידע, לתת מענה יעיל ומכבד לפונים, בכך מעצימה את העובדות בתחום המזכירות הרפואית.

הנהלה המאפשרת סביבת עבודה עם משמעות, מעצימה את העובדים, מדגישה את תרומתם ומעריכה את עשייתם, מעלה את המוטיבציה למתן שירות אמין ומחזקת את הקשר לערכי הארגון. הבעת אמון מעודדת שיתוף פעולה בין העובדים, ורצון מתמיד לתהליכי שיפור ואיכות בעבודה, המובילים ליעילות ולהישגים מקצועיים של כלל העובדים.

רווחת העובד אינה רק שי לחגים וטיולים לגיבוש, רווחת העובד נוגעת לשמירה על כבודו כאדם מקצועי, הגנה על פרטיותו, ומניעת התעמרות במקום העבודה. החוק מכיר בעובדות כי הטרדה מינית והתנכלות על רקע מיני פוגעות בכבוד האדם, בחירותו, בפרטיותו, ובשוויון בין המינים. (חוק שוויון ההזדמנויות בעבודה, התשמ"ח–1988, סעיף 18(ה), אחרי "הטרדה מינית"). החוק הגדיר אותם כמעשים פליליים המהווים עילה לתביעת נזיקין. כניסתו לתוקף של חוק למניעת הטרדה מינית התשנ"ח 1998 ביום כ"ט באלול התשנ"ח, 20 בספטמבר 1998, והתקנות חידדו את תוקפו ואת ההבנה כי הטרדה מינית והתנכלות פוגעות ביחסי העבודה, וברווחת העובדים, ועומדות בניגוד לכללים עולמיים, הגנו הן על העובדים והן על הארגון. באותה מידה יש לנהוג בנוהל ובתקנות כדי למנוע התעמרות במקום העבודה. כאשר העובד יודע שהחוקים והארגון מגינים עליו, המוטיבציה והאיכות של עבודתו נמצאים בעליה. מחובת הארגון לשמור ולהגן על זכויות עובדיו, לא רק לדרוש ממנו להיות שירותי ואמין, לאפשר מתן סיוע כלכלי במצבי מצוקה, כפי שהותקן סל לעובד בהיותו ב'שבעה' וכדומה. ליישם רכיבי שכר הוגנים ואחידים ביחס למעמד ולתפקידים זהים בארגון. לערוך בקרות על התנהלות הממונים, לא רק על התנהלות העובדים, בקרה היא ערך ביחסי העבודה. חשוב להפיק מהמשאל האנונימי לקחים על הילך הרוח בארגון ולייצר שינויים איכותיים בפועל כולל לקצוב קדנציות של מנהלים. להרחיק מעמדות מפתח בעלי עמדה פוגעים. הכרה בעובדה שקיים מרכיב של ניכור והתעמרות כלפי עובדים, תייצר פתרון ובלימת תופעה זו ובעיקר שליטה באמצעות תקנון מחייב. הכנסת דנה בנושא והוכנה הצעת חוק למניעת התעמרות בעבודה, התש"ף–2019, אך טרם אושרה סופית.

הרפורמה הכלכלית בתחום בריאות הנפש נכנסה לתוקף ביולי 2015 והעבירה את האחריות הכלכלית, לניהול שירותי בריאות הנפש, ממשרד הבריאות לקופות המבטחות. הרפורמה הכלכלית הציבה את כל הנזקקים לשירותי בריאות במעמד אחיד, ללא סייגים, בכללם מטופלים שמחלתם מלווה בסטיגמה. רמת החיסיון והשמירה על הסודיות הרפואית הוגדרה בחוק. כל מקבלי השירות והנזקקים לשירותי בריאות הושוו במעמדם, יצירת שוויון מחייבת לדיסציפלינה ומשמעת, מגדירה את השירות הרפואי כזכות אנושית המחויבת לאתיקה ולכיבוד הזולת, וכרוכה בהבנה וידיעת החוקים והנגשת מידע וזכויות לפונים.

המגיפה שפרצה באופן פנאדמי לחיי האנושות בשנת 2020, נגיף הקורונה, העצימה את חשיבות התרומה של כל עובד במערכת האנושית, הבנה שנוכחותו המקצועית חיונית להמשך ניהול חיים תקינים, בלטה חשיבותו של כל מקצוע באשר הוא במרקם האנושי, החוליות הרב גוניות תלויות אחת בשנייה באופן חיוני ביותר להמשך תהליכי החיים. תשואות הכפיים יופנו למנהיגים שיכירו בעובדה זו ויאפשרו למשק להתאושש באמצעות פתרונות יעילים, ייזמו שיתופי פעולה בין כל מקבלי ההחלטות והעובדים בפועל, שימנעו מהמצב הפתאומי להכתיב התנהלות, לפעול כמשק בשעת חירום כאשר איום בריאותי משפיע על כל תחומי החיים.

 

ארגון הנותן לעובדיו תחושה של ערך

רואה אותם, קשוב להם,

הם אינם שקופים!

עושה בקרה אמיתית על ההתנהלות ההנהלה בפועל,

מדגיש כי יחס פוגעני ומשפיל כלפי עובדים פוגע בארגון

יוצר רמת ערכים ותחושת שייכות!